{"id":1472,"date":"2022-08-11T21:48:03","date_gmt":"2022-08-11T21:48:03","guid":{"rendered":"https:\/\/jlvholding.com\/co\/?p=1472"},"modified":"2024-11-20T16:03:23","modified_gmt":"2024-11-20T16:03:23","slug":"como-organizar-mejor-los-archivos-carpetas-y-documentos-de-tu-computadora","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/jlvholding.com\/co\/2022\/08\/11\/como-organizar-mejor-los-archivos-carpetas-y-documentos-de-tu-computadora\/","title":{"rendered":"C\u00f3mo organizar mejor los archivos, carpetas y documentos de tu computadora"},"content":{"rendered":"
Mejores pr\u00e1cticas para organizar archivos en la computadora<\/h2>\n
Como he acentuado al inicio de este art\u00edculo, lo m\u00e1s importante de la creaci\u00f3n de una estructura de archivos organizada es adherirte a ella. Estas son algunas mejores pr\u00e1cticas para hacer precisamente eso y tambi\u00e9n para usar tu nueva y organizada configuraci\u00f3n.<\/p>\n
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Omite el escritorio<\/b>. Nunca almacenes archivos en tu escritorio. Solamente se ve desordenado y saturado. Est\u00e1 bien si arrastras un archivo desde un dispositivo USB a tu escritorio, pero luego debes archivarlo inmediatamente.<\/li>\n
Omite las descargas<\/b>. No dejes que los archivos se queden en tu carpeta de descargas. Arch\u00edvalos en su lugar o elim\u00ednalos.<\/li>\n
Archiva elementos inmediatamente<\/b>. Si esperas antes de archivar cosas, estas se te ir\u00e1n de las manos. Tan pronto como generes o recibas un archivo, col\u00f3calo en su lugar adecuado.<\/li>\n
Ordena todo una vez a la semana<\/b>. Dicho esto, ya sea cada lunes por la ma\u00f1ana o viernes en la noche, revisa los archivos en los que hayas trabajado esa semana y aseg\u00farate de que est\u00e9n en el lugar adecuado. Acomoda las cosas, elimina archivos innecesarios, y en general evita que los archivos se desordenen antes de que todo se ponga muy mal.<\/li>\n
Usa nombres descriptivos<\/b>. Cuando est\u00e9s asignando nombres a tus archivos, dales nombres descriptivos. “Plan de mercadotecnia” es un mal nombre. “Plan de mercadotecnia – Cliente X – Enero” es mucho mejor.<\/li>\n
La b\u00fasqueda es poderosa<\/b>. La herramienta de b\u00fasqueda de los sistemas operativos modernos es realmente poderosa. Si no puedes encontrar un archivo a simple vista, intenta busc\u00e1ndolo. Si has nombrado tus archivos y carpetas correctamente, \u00e9ste ser\u00e1 f\u00e1cil de encontrar.<\/li>\n
No uses demasiadas carpetas<\/b>. Tener demasiadas carpetas anidadas se vuelve molesto. Cada carpeta debe tener un m\u00ednimo de aproximadamente 10 archivos en ella. Si solamente tienes dos o tres archivos en cada carpeta, debes reconsiderar tu estructura.<\/li>\n
Ap\u00e9gate a ella<\/b>. No te rindas simplemente despu\u00e9s de un par de d\u00edas. Siempre se necesita un poco de tiempo para adaptarse a algo nuevo. Comprom\u00e9tete a usar tu estructura de archivos durante un par de semanas antes de deshacerte de ella.<\/li>\n
Sigue haciendo ajustes<\/b>. Los sistemas de arriba a abajo son una idea tonta y rara vez funcionan. Comienza con una de las estructuras que he recomendado y luego aj\u00fastala a medida que avanzas. Ad\u00e1ptala a tu flujo de trabajo en vez de intentar forzar tu flujo de trabajo para que se adapte a una r\u00edgida estructura de archivos.<\/li>\n<\/ul>\n
C\u00f3mo organizar archivos en una computadora: elige una estructura<\/h2>\n
Existen tres maneras principales en las que puedes estructurar tu sistema de archivos: en base a proyectos o clientes, en base a la fecha o en base al tipo de archivo. Existen ventajas y desventajas para cada m\u00e9todo de organizaci\u00f3n de carpetas y puedes usar una combinaci\u00f3n, por ejemplo, agrupando todo por proyecto, pero dentro de cada proyecto agrupando las cosas por tipo de archivo, o agrupando todo por a\u00f1o, pero dentro de cada a\u00f1o agrupando por cliente.<\/p>\n
Echemos un vistazo a cada manera de organizar los archivos de una computadora. Debes elegir el m\u00e9todo que parezca ajustarse mejor a tu flujo de trabajo y apegarte a \u00e9l.<\/p>\n
1. Sistema de organizaci\u00f3n de archivos en base a fechas<\/h3>\n
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Con una estructura basada en fechas, normalmente tienes una carpeta para cada a\u00f1o con una subcarpeta para cada mes. Dependiendo de la cantidad de archivos con la que est\u00e9s trabajando, tambi\u00e9n puedes tener m\u00e1s subcarpetas para cada semana, aunque esto es probablemente demasiado.<\/p>\n
Lo bueno de una estructura basada en fechas es que hace que sea muy sencillo encontrar archivos de un per\u00edodo determinado, por ejemplo, para ver el estado financiero de enero del a\u00f1o pasado.<\/p>\n
Una estructura basada en fechas es \u00f3ptima cuando realizas las mismas tareas o trabajas con archivos similares de forma regular. Si recibes reportes financieros o de mercadotecnia que son los mismos documentos pero con n\u00fameros diferentes, entonces este sistema es ideal. No puedes agrupar ese tipo de archivos por proyecto, ya que r\u00e1pidamente tendr\u00e1s 200 reportes almacenados en cada carpeta, y todo es del mismo proyecto de todas formas, as\u00ed que estar\u00e1s de vuelta en el punto de partida.<\/p>\n
Los problemas de una estructura basada en fechas est\u00e1n relacionados con sus fortalezas. A menos que tengas una gran cantidad de archivos similares, entonces es demasiado trabajo y no te molestar\u00e1s en adherirte a \u00e9l. Adem\u00e1s, no funciona muy bien si est\u00e1s trabajando en el mismo archivo durante un per\u00edodo de tiempo prolongado. \u00bfVas a guardar la presentaci\u00f3n de mercadotecnia en la carpeta del mes en la que fue creada? \u00bfen la del mes en la que la terminaste? \u00bfen la del mes en el que la usaste por \u00faltima vez?.<\/p>\n
Tambi\u00e9n puedes combinar este sistema con las carpetas de clientes o proyectos.<\/p>\n
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