Mejores prácticas para organizar archivos en la computadora
Como he acentuado al inicio de este artículo, lo más importante de la creación de una estructura de archivos organizada es adherirte a ella. Estas son algunas mejores prácticas para hacer precisamente eso y también para usar tu nueva y organizada configuración.
- Omite el escritorio. Nunca almacenes archivos en tu escritorio. Solamente se ve desordenado y saturado. Está bien si arrastras un archivo desde un dispositivo USB a tu escritorio, pero luego debes archivarlo inmediatamente.
- Omite las descargas. No dejes que los archivos se queden en tu carpeta de descargas. Archívalos en su lugar o elimínalos.
- Archiva elementos inmediatamente. Si esperas antes de archivar cosas, estas se te irán de las manos. Tan pronto como generes o recibas un archivo, colócalo en su lugar adecuado.
- Ordena todo una vez a la semana. Dicho esto, ya sea cada lunes por la mañana o viernes en la noche, revisa los archivos en los que hayas trabajado esa semana y asegúrate de que estén en el lugar adecuado. Acomoda las cosas, elimina archivos innecesarios, y en general evita que los archivos se desordenen antes de que todo se ponga muy mal.
- Usa nombres descriptivos. Cuando estés asignando nombres a tus archivos, dales nombres descriptivos. “Plan de mercadotecnia” es un mal nombre. “Plan de mercadotecnia – Cliente X – Enero” es mucho mejor.
- La búsqueda es poderosa. La herramienta de búsqueda de los sistemas operativos modernos es realmente poderosa. Si no puedes encontrar un archivo a simple vista, intenta buscándolo. Si has nombrado tus archivos y carpetas correctamente, éste será fácil de encontrar.
- No uses demasiadas carpetas. Tener demasiadas carpetas anidadas se vuelve molesto. Cada carpeta debe tener un mínimo de aproximadamente 10 archivos en ella. Si solamente tienes dos o tres archivos en cada carpeta, debes reconsiderar tu estructura.
- Apégate a ella. No te rindas simplemente después de un par de días. Siempre se necesita un poco de tiempo para adaptarse a algo nuevo. Comprométete a usar tu estructura de archivos durante un par de semanas antes de deshacerte de ella.
- Sigue haciendo ajustes. Los sistemas de arriba a abajo son una idea tonta y rara vez funcionan. Comienza con una de las estructuras que he recomendado y luego ajústala a medida que avanzas. Adáptala a tu flujo de trabajo en vez de intentar forzar tu flujo de trabajo para que se adapte a una rígida estructura de archivos.
Cómo organizar archivos en una computadora: elige una estructura
Existen tres maneras principales en las que puedes estructurar tu sistema de archivos: en base a proyectos o clientes, en base a la fecha o en base al tipo de archivo. Existen ventajas y desventajas para cada método de organización de carpetas y puedes usar una combinación, por ejemplo, agrupando todo por proyecto, pero dentro de cada proyecto agrupando las cosas por tipo de archivo, o agrupando todo por año, pero dentro de cada año agrupando por cliente.
Echemos un vistazo a cada manera de organizar los archivos de una computadora. Debes elegir el método que parezca ajustarse mejor a tu flujo de trabajo y apegarte a él.
1. Sistema de organización de archivos en base a fechas
Con una estructura basada en fechas, normalmente tienes una carpeta para cada año con una subcarpeta para cada mes. Dependiendo de la cantidad de archivos con la que estés trabajando, también puedes tener más subcarpetas para cada semana, aunque esto es probablemente demasiado.
Lo bueno de una estructura basada en fechas es que hace que sea muy sencillo encontrar archivos de un período determinado, por ejemplo, para ver el estado financiero de enero del año pasado.
Una estructura basada en fechas es óptima cuando realizas las mismas tareas o trabajas con archivos similares de forma regular. Si recibes reportes financieros o de mercadotecnia que son los mismos documentos pero con números diferentes, entonces este sistema es ideal. No puedes agrupar ese tipo de archivos por proyecto, ya que rápidamente tendrás 200 reportes almacenados en cada carpeta, y todo es del mismo proyecto de todas formas, así que estarás de vuelta en el punto de partida.
Los problemas de una estructura basada en fechas están relacionados con sus fortalezas. A menos que tengas una gran cantidad de archivos similares, entonces es demasiado trabajo y no te molestarás en adherirte a él. Además, no funciona muy bien si estás trabajando en el mismo archivo durante un período de tiempo prolongado. ¿Vas a guardar la presentación de mercadotecnia en la carpeta del mes en la que fue creada? ¿en la del mes en la que la terminaste? ¿en la del mes en el que la usaste por última vez?.
También puedes combinar este sistema con las carpetas de clientes o proyectos.
Fuente: Cómo organizar mejor los archivos, carpetas y documentos de tu computadora (tutsplus.com)